ORGANIZAÇÕES
Envolver Todos os Elementos da Organização
Um dos factores críticos para o sucesso de um processo de construção de um Local de Trabalho Saudável passa pelo envolvimento de todos os elementos da organização – desde os seus líderes e gestores aos seus trabalhadores
Por um lado, os líderes e os gestores ocupam uma das melhores posições para influenciar o ambiente de trabalho, as práticas de gestão e a experiência dos trabalhadores.
Por outro, as melhores estratégias para criar Locais de Trabalho Saudáveis baseiam-se num compromisso partilhado entre líderes e trabalhadores.
Os trabalhadores devem ser envolvidos em todos os passos do Plano de Acção. Aliás, as iniciativas de mudança no Local de Trabalho têm pouca probabilidade de serem bem-sucedidas se não forem informadas e sustentadas nas necessidades e experiência dos trabalhadores.
O Papel dos Líderes da Organização
Os líderes da organização têm um papel crucial no desenvolvimento e implementação de políticas e práticas que promovam a Saúde Psicológica e o bem-estar no Local de Trabalho. Na realidade, a qualidade dos líderes explica 70% da diferença entre um bom e um mau local de trabalho (Gallup, 2015). Estudos referem que 3 em 4 colaboradores reportam que um mau líder é a pior parte dos seus trabalhos e que 65% preferiria ter um novo Chefe do que receber um aumento (PEESHR, 2018). Quando há lideranças de menos qualidade o envolvimento dos colaboradores diminui, há mais stresse e manifestação de sintomas físicos. Pelo contrário, quando há boas lideranças, que se aproximam dos colaboradores e apreciam os seus esforços, 92% dos colaboradores sentem-se envolvidos. Estes líderes geram um retorno financeiro três vezes superior (O. C. Tanner Learning Group, 2014).
Os líderes são capazes de influenciar positivamente a cultura do Local de Trabalho. Por exemplo, os líderes podem:
- Demonstrar um compromisso visível e activo com a promoção da Saúde Psicológica e do bem-estar no Local de Trabalho;
- Falar sobre Saúde Psicológica no local de trabalho (incluindo as suas experiências pessoais);
- Tornar a Saúde Psicológica e o bem-estar objectivos da organização, incorporando-os nos valores e KPIs organizacionais;
- Integrar uma gestão para a saúde e a segurança em todas as decisões de negócio;
- Recompensar os gestores por manterem um Local de Trabalho Saudável;
- Desenvolver capacidades de liderança e gestão de recursos humanos;
- Alocar os recursos necessários à mudança e estabelecer medidas do desempenho;
- Promover uma abordagem de tolerância-zero relativamente ao estigma e à discriminação;
- Proporcionar condições de trabalho adequadas e flexíveis que promovam a Saúde Psicológica dos trabalhadores.
Os líderes podem ainda desempenhar um papel importante ao comunicar com os seus trabalhadores sobre Saúde Psicológica no Local de Trabalho. Por exemplo, podem inspirar-se no modelo de Email abaixo.
Demonstre o seu compromisso com a construção de um Local de Trabalho Saudável utilizando os materiais de divulgação disponíveis.
O Papel dos Gestores e Supervisores
A forma como os trabalhadores são tratados e geridos no dia-a-dia é uma base fundamental do seu bem-estar e envolvimento com a organização. Os comportamentos dos gestores e supervisores vão influenciar significativamente a dedicação dos trabalhadores, a resiliência sob pressão e a sua lealdade à organização.
É necessário que os Gestores compreendam a ligação entre os objectivos estratégicos da organização, os objectivos do seu departamento ou equipa e a gestão diária de pessoas no que diz respeito à comunicação, formação e desenvolvimento, desempenho e absentismo, stresse e conflito.
A melhor forma de o fazerem é familiarizarem-se com as políticas e práticas de Saúde Psicológica da organização, das formas através das quais os trabalhadores podem procurar apoio e ser apoiados, assim como criar um espaço que lhes permita colocar questões, discutir assuntos relacionados com o trabalho e transmitir a mensagem clara de que a Saúde Psicológica e o bem-estar dos trabalhadores importam.
Os Gestores podem desempenhar um papel fundamental na promoção do bem-estar e da Saúde Psicológica no Local de Trabalho, identificando sinais precoces dos problemas de Saúde Psicológica e despoletando uma intervenção atempada. Pelo contrário, uma má gestão pode exacerbar ou mesmo causar problemas de Saúde Psicológica.
Para participarem activamente na construção de um Local de Trabalho Saudável os gestores e supervisores precisam de ter informação básica sobre problemas de Saúde Psicológica, ser capazes de comunicar eficazmente com os trabalhadores acerca da Saúde Psicológica e do bem-estar no local de trabalho e ser capazes de fazer ajustamentos e adaptações que permitam aos colaborares que experienciam um problema de Saúde Psicológica continuar a trabalhar.
No entanto, muitas vezes, os gestores e supervisores não têm formação e conhecimento sobre estas temáticas, confrontando-se frequentemente com perguntas sem resposta.
De seguida encontram-se algumas das perguntas mais frequentes e sugestões de resposta.
Como posso prevenir o Stresse Ocupacional?
Muitas vezes os gestores precisam apenas de desenvol ver uma maior sensibilidade e abordar as questões do dia-a-dia do trabalho fazendo uso do bom senso.
- Assegurar que o ambiente de trabalho é adequado às tarefas que nele se realizam. Factores como os níveis de ruídoarulho, a temperatura e a luz está amplamente estudado que têm impacto no bem-estar;
- Para os trabalhadores que trabalham isolados, assegurar uma linha de comunicação regular – isto pode significar um “simples” telefonema para saber como estão a correr as coisas;
- Introduzir um sistema/programa de mentoria para ajudar os novos trabalhadores a integrar-se a compreender mais depressa o funcionamento do trabalho e da organização.
- Assegurar que o ambiente de trabalho é adequado às tarefas que nele se realizam. Factores como os níveis de ruídoarulho, a temperatura e a luz está amplamente estudado que têm impacto no bem-estar;
- Para os trabalhadores que trabalham isolados, assegurar uma linha de comunicação regular – isto pode significar um “simples” telefonema para saber como estão a correr as coisas;
- Introduzir um sistema/programa de mentoria para ajudar os novos trabalhadores a integrar-se a compreender mais depressa o funcionamento do trabalho e da organização.
- Encorajar e promover um ambiente aberto e descontraído no trabalho. Os trabalhadores precisam de se sentir confiantes e apoiados se quiserem falar sobre assuntos relacionados com a Saúde Psicológica;
- Registar as ausências por doença e usar esses registos para analisar as causas das ausências.
- Criar estruturas de feedback e supervisão que envolvam os trabalhadores;
- Considerar a opinião dos trabalhadores no que diz respeito à satisfação com o trabalho e o desenvolvimento da carreira.
- Proporcionar oportunidades intencionais de desenvolvimento pessoal e profissional
- Disponibilizar informação sobre problemas de Saúde Psicológica no Local de Trabalho (por exemplo, colocar um poster do site Encontre uma Saída junto à máquina de café);
- Quando houver conhecimento de um problema de Saúde Psicológica de um colaborador o primeiro passo é estabelecer uma comunicação aberta e honesta com ele e averiguar se necessita de ajustamentos e adaptações temporárias às suas condições de trabalho;
- Quando trabalhadores precisarem de ficar de baixa devido a problemas de Saúde Psicológica, deve manter-se o contacto, explorar adaptações às condições de trabalho para facilitar o seu regresso e desenvolver um plano de acção que ajude a identificar os sinais de sofrimento psicológico e como e a quem pedir ajuda.
- Assegurar que o ambiente de trabalho é adequado às tarefas que nele se realizam. Factores como os níveis de ruídoarulho, a temperatura e a luz está amplamente estudado que têm impacto no bem-estar;
- Para os trabalhadores que trabalham isolados, assegurar uma linha de comunicação regular – isto pode significar um “simples” telefonema para saber como estão a correr as coisas;
- Introduzir um sistema/programa de mentoria para ajudar os novos trabalhadores a integrar-se a compreender mais depressa o funcionamento do trabalho e da organização.
- Definir claramente as funções, papéis e responsabilidades de cada colaborador;
- Envolver o colaborador no planeamento do seu trabalho sempre que possível.
- Definir prazos realistas;
- Encorajar e promover um ambiente aberto e descontraído no trabalho. Os trabalhadores precisam de se sentir confiantes e apoiados se quiserem falar sobre assuntos relacionados com a Saúde Psicológica;
- Registar as ausências por doença e usar esses registos para analisar as causas das ausências.
- Criar estruturas de feedback e supervisão que envolvam os trabalhadores;
- Considerar a opinião dos trabalhadores no que diz respeito à satisfação com o trabalho e o desenvolvimento da carreira.
- Proporcionar oportunidades intencionais de desenvolvimento pessoal e profissional
- Disponibilizar informação sobre problemas de Saúde Psicológica no Local de Trabalho (por exemplo, colocar um poster do site Encontre uma Saída junto à máquina de café);
- Quando houver conhecimento de um problema de Saúde Psicológica de um colaborador o primeiro passo é estabelecer uma comunicação aberta e honesta com ele e averiguar se necessita de ajustamentos e adaptações temporárias às suas condições de trabalho;
- Quando trabalhadores precisarem de ficar de baixa devido a problemas de Saúde Psicológica, deve manter-se o contacto, explorar adaptações às condições de trabalho para facilitar o seu regresso e desenvolver um plano de acção que ajude a identificar os sinais de sofrimento psicológico e como e a quem pedir ajuda.
Os gestores e supervisores que falam regularmente com as suas equipas, que perguntam aos trabalhadores como estão e do que precisam, que se interessam pelas suas vidas pessoais, estabelecem mais eficazmente relações de confiança que previnem o stresse ocupacional. Pelo contrário, os gestores que assumem que os trabalhadores estão bem e não têm problemas, são indecisos e inconsistentes, dão feedback maioritariamente negativo e criam prazos irrealistas, podem exacerbar o stresse.
Algumas estratégias podem ser úteis para prevenir o stresse ocupacional:
- Comunicar objectivos e expectativas de forma clara;
- Monitorizar e rever as cargas de trabalho individuais dos trabalhadores assim como das equipas;
- Proporcionar um nível adequado de autonomia e controlo à equipa;
- Mostrar-se acessível e proporcionar oportunidades regulares para falar individualmente com os trabalhadores;
- Explorar o que motiva mais os trabalhadores no seu trabalho;
- Implementar uma política de gestão consistente e tratar todos os trabalhadores com igualdade e respeito;
- Actuar como mediador imparcial em situações de conflito.
Como posso saber se um colaborador tem um problema de Saúde Psicológica?
Não é da responsabilidade do gestor ou do supervisor diagnosticar um problema de Saúde Psicológica. No entanto, conhecer os sinais de alerta é importante.
Embora os problemas de Saúde Psicológica possam manifestar-se através de vários sintomas e comportamentos, nem sempre é fácil saber se uma pessoa tem um problema de Saúde Psicológica.
Todavia é um indicador importante quando alguém se comporta de forma não habitual – por exemplo, um colaborador que, normalmente, é muito enérgico, durante um tempo considerável parece letárgico.
Este tipo de mudanças de comportamento pode reflectir dificuldades – profissionais ou pessoais.
- Chegar tarde consistentemente;
- Absentismo frequente;
- Diminuição da produtividade;
- Aumento dos acidentes ou problemas de segurança;
- Queixas frequentes de cansaço ou dores sem explicação;
- Dificuldade em concentrar-se, tomar decisões ou lembrar-se de coisas;
- Desculpas para falhar prazos ou apresentar um trabalho de pouca qualidade;
- Diminuição do interesse e envolvimento no trabalho;
- Trabalhar excessivamente durante um período prolongado de tempo;
- Culpar os outros pelos seus erros;
- Conflitos frequentes com colegas;
- Isolar-se dos colegas e/ou parecer alienado;
- Parecer muito excitado, eufórico, irritável ou agressivo.
É claro que observar alguns destes comportamentos nos trabalhadores é normal – todos os trabalhadores podem ter um dia ou uma semana menos boa. No entanto, um padrão que inclua alguns destes comportamentos durante um período prolongado pode ser indicativo de que existe algum problema.
Como posso falar com um colaborador sobre um problema de Saúde Psicológica?
Passo 1 – Tomar a iniciativa e fazer o primeiro contacto.
Propor uma reunião; reservar tempo suficiente para uma conversa aberta e confidencial; escolher um local adequado e privado; preparar a conversa – o que vai dizer e que objectivo pretende atingir. Para preparar essa conversa procure informar-se sobre as estratégias disponíveis na sua organização para apoiar o colaborador nessa situação; conhecer aspectos básicos dos problemas de Saúde Psicológica (no sentido de esclarecer ideias erras que possa ter e, porventura, poder proporcionar mais informação ao colaborador); encontrar formas de reduzir o desconforto e a ansiedade do colaborador durante a conversa; pensar sobre os pontos fortes e os contributos positivos desse colaborador, de modo a poder valorizá-lo antes de falar sobre o que o preocupa.
Passo 2 – Explorar o assunto.
Ouvir atentamente; fazer questões abertas que encorajem o colaborador a falar; comentar o comportamento que tem observado (por exemplo, “tenho notado que pareces distraído, está tudo bem?”); definir os assuntos a discutir. Lembre-se que o seu papel não é invadir a vida pessoal do colaborador, diagnosticar um problema ou ser o seu conselheiro ou Psicólogo. Esteja preparado para a possibilidade de ser o colaborador a não querer falar ou aceitar ajuda.
Passo 3 – Construir um conjunto de opções e oferecer apoio.
Explorar o que o colaborador quer fazer (por exemplo, podem ser feitos ajustamentos e adaptações no Local de Trabalho?); considerar opções relativamente a exigências operacionais; trabalhar em conjunto para arranjar soluções; procurar envolver o colaborador, gentil e construtivamente, no desenvolvimento de soluções se ele continuar a levantar barreiras e obstáculos. Em qualquer caso assegure ao trabalhador que pretende trabalhar com ele para encontrar uma solução e o apoio que ele necessite. Se conseguir criar um ambiente em que a pessoa se sinta segura e confortável, deixando-a saber que pode discutir consigo, confidencialmente, os seus problemas, o colaborador pode ficar mais predisposto a colaborar.
Passo 4 – Concordar e definir um plano de acção.
Decidir e definir um plano de acção; combinar uma data para follow up e feedback.
Às vezes pode ser necessário tentar abordar e falar com o colaborador mais do que uma vez. É importante que o gestor não desista simplesmente depois de uma tentativa menos bem-sucedida.
Como posso realizar ajustamentos e adaptações às condições de trabalho?
Quando os trabalhadores têm um problema de Saúde Psicológica, realizar ajustamentos e adaptações às condições de trabalho não é dar-lhes um “tratamento especial”. Este tipo de proposta deve ser utilizado apenas quando o colaborador tem uma incapacidade ou um problema que a justifique e ser adaptada às suas necessidades.
Os ajustamentos e adaptações às condições de trabalho são geralmente fáceis de implementar e, na maior parte dos casos, não têm qualquer tipo de custos associados. Para além disso costumam ser temporários e aumentam a produtividade do colaborador. Pequenas adaptações podem, de facto, fazer uma grande diferença na Saúde Psicológica dos trabalhadores.
Alguns exemplos de ajustamentos e adaptações possíveis incluem:
- Flexibilidade de horário. Por exemplo, horas de entrada e saída flexíveis, que facilitem a adaptação aos efeitos dos medicamentos ou a presença em consultas;
- Trabalho a tempo parcial ou a partir de casa (teletrabalho). Por exemplo, para facilitar o regresso ao trabalho de um colaborador que esteve ausente durante um período alargado de tempo;
- Realização de pausas mais frequentemente;
- Modificações da forma como são dadas as instruções ou o feedback. Por exemplo, dar instruções escritas pode facilitar a concentração do colaborador nas tarefas, assim como proporcionar mais tempo para aprender e realizar as tarefas;
- Realização regular de reuniões entre o colaborador e o gestor/supervisor;
- Alteração do espaço e/ou localização do posto de trabalho;
- Mudança permanente ou temporária de função;
- Acompanhamento pelo Psicólogo do Trabalho.
Como posso facilitar o regresso ao trabalho dos trabalhadores?
- Comunicar regularmente com o colaborador (via telefone ou email). Se quando alguém tem uma doença física vamos ao hospital, levamos flores ou enviamos um cartão, quando alguém tem um problema de Saúde Psicológica o mais importante é, igualmente, fazer-lhe sentir que não foi esquecido;
- Focar a conversa com o colaborador no seu bem-estar, mas falar-lhe também sobre assuntos relacionados com o trabalho, de forma a mantê-lo a par, no geral, do que se está a passar;
- Preparar-se para a possibilidade de o colaborador estar em sofrimento, hostil ou alheado quando falar com ele durante a sua ausência. Estas reacções podem ser sintomas da doença ou da medicação;
- Se o colaborador estiver demasiado doente para ser contactado directamente, explorar outras possibilidades de contacto como familiares ou amigos;
- Convidar o colaborador para eventos sociais, no sentido de lhe demonstrar que continua a ser considerado como parte da equipa;
- Encorajar os restantes trabalhadores a manter contacto com o colega;
- Assegurar ao colaborador que o seu posto de trabalho estará à sua espera quando puder regressar e não o pressionar para voltar mais cedo do que o recomendado;
- Antes do colaborador regressar explicar-lhe os processos e procedimentos de regresso;
- Evitar que o colaborador se esforce demasiado quando regressa ao trabalho.
- Discutir várias opções e adaptações no regresso ao trabalho;
- Reunir com o colaborador no primeiro dia do regresso ao trabalho;
- Promover um regresso ao trabalho faseado, a tempo parcial ou a partir de casa;
- Considerar atribuir ao colaborador tarefas menos exigentes ou tarefas diferentes e/ou explicar-se quaisquer mudanças no seu papel, responsabilidades e práticas de trabalho;
- Tornar as primeiras semanas de regresso ao trabalho o menos stressantes possível;
- Manter um contacto regular com o colaborador e perguntar frequentemente como se está a sentir;
- Proporcionar horas de Coaching Psicológico durante o horário de trabalho.
- Perguntar ao colaborador que esteve de baixa que informação pode ser partilhada com os restantes colegas;
- Fazer o colaborador sentir que a sua falta foi sentida pela organização;
- Encorajar os colegas a ajudar no processo de regresso ao trabalho;
- Promover um espírito de equipa acolhedor e positivo.
- Dizer ao colaborador que a sua falta foi sentida;
- Estar disponível para ouvir o colaborador e as suas preocupações, perguntando-lhe pelos seus sentimentos e partilhando os seus próprios;
- Compreender que, apesar do colaborador poder parecer bem, se possa ainda sentir mal;
- Assegurar que o colaborador está consciente das fontes de apoio disponíveis;
- Ser proactivo e realizar reuniões regulares para discutir o problema do colaborador e o seu potencial impacto no trabalho.
Demonstre o seu compromisso com a construção de um Local de Trabalho Saudável utilizando os materiais de divulgação disponíveis.
